Gestoría y subvenciones: monta el servicio sin un técnico más

Montar el servicio de subvenciones no exige contratar a un técnico. Exige leer menos. Las horas no se van en presentar solicitudes: se van en leer bases para descubrir, en la página 30, que el cliente no podía pedir la ayuda.

Aquí tienes los números para organizarlo, con datos de la BDNS y de las ayudas que publicamos, a 3 de noviembre de 2026: cuánto entra cada semana en tu comunidad, cuánto se tarda en leer una convocatoria, cómo se queda en una lista corta por cliente y cómo cobrarlo.

Cada semana entran unas 170 convocatorias para empresas

Del 12 de octubre al 1 de noviembre de 2026, la Base de Datos Nacional de Subvenciones (BDNS) registró 510 convocatorias marcadas para pymes, autónomos o grandes empresas: 170 a la semana. No es una racha: en 2025 fueron 9.729, unas 187 por semana.

Más de la mitad ya tienen beneficiario. 264 de esas 510 (el 52 %) son concesiones directas que la BDNS registra como «instrumentales»: subvenciones nominativas, convenios y ayudas a alguien ya decidido. Casi todas están ahí para publicar a quién se dio el dinero, no para recibir solicitudes.

Y no todas las que quedan son para empresas: de las 110 que hemos analizado a fondo, 21 iban dirigidas a otro público al leer sus bases, aunque la BDNS dijera lo contrario. La pista está en el apartado de beneficiarios, como explicamos en cómo saber si una subvención es para empresas.

Esta es la media semanal de esas tres semanas por comunidad, según la región que la BDNS asigna a cada convocatoria:

Comunidad	Registradas para empresas	Sin beneficiario decidido
Cataluña	40,7	16,3
Comunidad Valenciana	16,3	12,0
Andalucía	19,7	8,0
Castilla y León	10,0	7,0
Canarias	13,7	6,7
País Vasco	8,3	5,7
Castilla-La Mancha	8,3	4,7
Illes Balears	6,7	3,3
Región de Murcia	3,7	3,3
Comunidad de Madrid	3,3	2,7
Galicia	2,7	2,0
Extremadura	3,7	1,7
Cantabria	2,7	1,7
Asturias	6,7	1,3
La Rioja	4,3	1,3
Aragón	2,3	1,3
Navarra	1,0	0,7
Ceuta	1,3	0,3
Melilla	1,3	0
Estatales	12,3	1,0

No salen tres: dos con ámbito mundial y una de varias comunidades.

La segunda columna es tu carga de trabajo: tu comunidad más las estatales. Incluye las de ayuntamientos y diputaciones de todas las provincias, así que, si tus clientes están en una sola, serán menos. Cataluña va en cabeza también en lo que sigue abierto: hoy tenemos publicadas 19 ayudas para autónomos y empresas en Cataluña.

Leer una convocatoria lleva entre una y casi dos horas

En la muestra de 50 convocatorias que leímos enteras para montar nuestra base, cada una sumaba de media 3,3 documentos (extracto, convocatoria, bases y anexos), 42 páginas de PDF y 21.500 palabras. La mediana, 30 páginas y 12.700 palabras. La más larga, 279 páginas.

Haz la cuenta a 200 palabras por minuto (pon tu ritmo si lo conoces): la mediana son 63 minutos y la media, 108. Solo leer, sin volver a un anexo ni tomar notas.

Ahora multiplícalo por tu fila de la tabla. A una gestoría andaluza le tocan unas 9 a la semana (8 de Andalucía y 1 estatal): entre 9 y 16 horas de lectura. En Cataluña son unas 17: entre 18 y 31 horas. De esa cuenta sale la idea de que hace falta un técnico.

Y leer no basta. Las 87 convocatorias que tenemos abiertas traen de media 10 requisitos que deciden si tu cliente puede pedirlas y otros 6 sobre el proyecto: qué gastos, dónde y en qué plazo. Hay que encontrarlos y comprobarlos uno a uno.

Cada cliente queda en puede, falta un dato o no puede

La salida no es leer más rápido, sino leer menos. Cruza cada convocatoria con cada cliente, requisito a requisito, y quédate con uno de estos resultados:

• No puede. Un requisito lo deja fuera: el territorio, la forma jurídica, el tamaño o el CNAE.
• Probablemente no le interesa. Nada lo descarta, pero es de otro sector o el proyecto tendría que estar en otro sitio.
• Falta un dato. Hay algo que solo sabe el cliente: si el bar está en un pueblo de hasta 300 habitantes o si el barco ha sacado balas de paja con la red.
• Puede pedirla. Cumple todo lo que se puede comprobar.

Lo hemos hecho con las 87 ayudas abiertas a 3 de noviembre de 2026 y con clientes de ejemplo, inventados pero con todos sus datos:

Cliente de ejemplo	No puede	Probablemente no le interesa	Falta un dato	Puede pedirla
Bar en un pueblo de Soria, autónomo	59	24	4	0
Tienda de ropa en Valladolid, SL de 3 personas	62	24	1	0
Comercio de alimentación en Paterna, autónomo	61	24	2	0
Conservera exportadora en Murcia, SL de 20 personas	64	21	2	0
Un cliente del que no sabes nada	0	0	86	1

Cuatro cosas que enseña la tabla:

• El territorio hace casi todo el trabajo. Al menos 53 de los «no puede» de cada cliente son ayudas de otra comunidad, provincia o municipio. Se descartan sin abrir las bases.
• A cada cliente le quedan de 1 a 4. Son las únicas que hay que leer enteras. Al bar de Soria le quedan 4, con 31 preguntas para él. A la tienda de Valladolid, una sola, la digitalización básica de microempresas de Castilla y León, con 2 preguntas.
• «Puede pedirla» sale a cero porque todas las que quedan tienen alguna pregunta que solo responde el cliente. Si dice que sí, pasan a esa columna.
• Sin datos no hay embudo. Del cliente del que no sabes nada, 86 de 87 se quedan en «falta un dato». El tiempo se ahorra teniendo su ficha completa.

La ficha de cada cliente lleva los datos que más piden

Lo que te ahorra lecturas es tener de cada cliente los datos que más piden las bases. Este es el recuento en las 87 abiertas a 3 de noviembre de 2026:

Dato del cliente	Ayudas que lo necesitan
Al corriente con Hacienda y la Seguridad Social	74 de 87
Sin ninguna prohibición del artículo 13 de la LGS	69
Provincia y municipio de la actividad	63
Forma jurídica	35
Ayudas de minimis de los tres últimos años	32
Plantilla, facturación o balance	24
No ser empresa en crisis	18
Sin reintegros de subvenciones pendientes	17
Cumplir la reserva de empleo para personas con discapacidad	12
CNAE	11
Fecha de inicio de la actividad	10

Las dos primeras dependen de cómo esté el cliente el día que pide la ayuda: repásalas antes de cada solicitud con la lista del artículo 13 de la Ley General de Subvenciones. Las de minimis cambian con cada ayuda que cobra: apúntalas en cuanto se la concedan.

Con autónomos, añade la edad y el sexo del titular y si está de alta en el RETA, porque hay programas solo para jóvenes o para mujeres. Hoy hay 70 ayudas para autónomos abiertas.

Revisa lo nuevo una vez por semana

Con la tabla de tu comunidad y las fichas de clientes, el servicio es una rutina:

1. Saca las nuevas. Las de tu comunidad y las estatales registradas en la BDNS en los últimos siete días.
2. Descarta sin abrir. Las instrumentales y las de otro territorio.
3. Lee a quién va dirigida. Solo el apartado de beneficiarios: forma jurídica, tamaño y sector.
4. Cruza con tus clientes. Lee entera solo la que encaje con alguno y apunta lo que falta.
5. Pregunta y presenta. A los de «falta un dato», todas las preguntas juntas. A los de «puede pedirla», presupuesto y calendario.

Una vez por semana es el mínimo. De las 41 abiertas que tienen fecha de inicio y de fin, 12 dan dos semanas o menos para presentar, y la mitad, 25 días o menos. Si revisas cada mes, esas se te escapan.

Presenta la solicitud completa. Si falta un documento, la Administración da diez días para aportarlo y, si no llega, da al cliente por desistido (artículo 68 de la Ley 39/2015). En concurrencia competitiva, ese plazo no se puede ampliar.

Antes del primer plazo, deja resuelta la representación:

• Para pedir una ayuda en nombre de un cliente hay que acreditar que lo representas (artículo 5). Vale cualquier medio válido en Derecho, y la ley da por bueno el apoderamiento apud acta, en persona o en la sede electrónica, y el poder inscrito en un registro electrónico de apoderamientos.
• Hay un registro del Estado, uno de cada comunidad y uno de cada entidad local (artículo 6). El poder puede ser general, para una Administración u organismo o para trámites concretos. Si vas a pedirle ayudas de varias administraciones, que sea general.
• Si el cliente es una sociedad, la solicitud va por vía electrónica, y quien la represente también (artículo 14.2).

Tu factura casi nunca la paga la subvención

La regla está en el artículo 31.7 de la Ley General de Subvenciones. Los gastos de asesoría jurídica o financiera son subvencionables si están directamente relacionados con la actividad, son indispensables para prepararla o ejecutarla «y siempre que así se prevea en las bases reguladoras». Si las bases no lo prevén, tu factura la paga el cliente.

Pocas bases lo prevén. A 3 de noviembre de 2026, solo 7 de las 87 abiertas nombran la gestoría, la asesoría del negocio o la gestión de la propia ayuda entre los gastos que cubren. Las ayudas a emprendedores de Caniles (Granada) pagan «gastos de gestoría y asesoría». El Cheque Emprendedor de Teulada (Alicante), la «asesoría fiscal, contable y laboral» del proyecto.

Donde se dice más claro es en el PREE Terciario de Navarra, que cubre «los costes de gestión de solicitud y justificación de la ayuda». Aun así, en otro punto excluye cualquier gasto «asociado a gestiones, contrataciones, consultas o trámites administrativos». Antes de contar con ello, pregunta al órgano gestor.

Cuando las bases sí lo prevén, el mismo artículo pone dos condiciones:

• IVA. Solo es subvencionable si el cliente no puede recuperarlo ni compensarlo (artículo 31.8). Si lo deduce, la ayuda puede cubrir tu base imponible, no la factura entera.
• Pago. Salvo que las bases digan otra cosa, el gasto cuenta si está pagado antes de que acabe el plazo de justificación (artículo 31.2). Factura y cobra a tiempo.

Para poner precio, tres datos de las 87 abiertas:

• Importe. De las que fijan un máximo, la mitad dan como mucho 6.400 € por beneficiario. En esas, cada punto porcentual de un honorario a éxito son 64 € como mucho.
• Riesgo. 49 se conceden en concurrencia competitiva, donde cumplir no basta porque se puntúa, y 27 por orden de presentación, donde el dinero se acaba.
• Tiempo. El estudio previo son las horas de lectura de arriba, se pida o no la ayuda.

Con esos números, separa tres partes: el estudio de las ayudas de cada cliente, con un fijo; la solicitud, con un fijo y, si quieres, una parte a éxito; y la justificación, aparte, cuando llegue. Ponlo por escrito antes de empezar.

Empieza con lo que ya tienes

La lista de clientes con sus datos, la fila de tu comunidad y una revisión semanal: con eso puedes arrancar el servicio sin contratar a nadie. Si quieres empezar ya, tienes todas las ayudas y subvenciones abiertas hoy, con su plazo y su importe.

Si prefieres que el cruce lo haga otro, en Ayudas Públicas lo estamos preparando para gestorías: cada cliente con las ayudas que puede pedir, la cita de las bases y lo que falta preguntarle. Apúntate a la lista de espera.