Declaración responsable de minimis: qué sumar y cómo rellenarla

La declaración responsable de minimis es la lista, firmada por tu cliente, de las ayudas de minimis que le han concedido en los tres años anteriores. Con ella, la administración comprueba que la ayuda nueva no le hace pasar del tope.

A 3 de noviembre de 2026, 53 de las 186 fichas publicadas en Ayudas Públicas se acogen a minimis. De ellas, 28 piden una declaración o una relación de esas ayudas: 26 con la solicitud y 2 al justificar. Otras 2 piden el certificado de la BDNS. Los topes y el certificado están en la guía de ayudas de minimis. Aquí, qué va en la declaración y cómo se rellena.

Por qué te la piden

El Reglamento (UE) 2023/2831 obliga a la administración a pedirla. Mientras el registro central no cubra tres años, antes de conceder tiene que obtener de la empresa una declaración sobre «cualesquiera otras ayudas de minimis recibidas durante cualquier período de tres años», de ese reglamento o de otros de minimis (artículo 7.4).

El agrario tiene la misma regla desde su reforma de 2024. En esas ayudas y en las de pesca, el Real Decreto 1139/2024 remite a lo que pidan las bases: «la declaración responsable o el certificado de minimis» (artículo 4.3).

El reglamento general prevé que deje de hacer falta: las empresas no tendrán que declarar cuando los datos del registro «abarquen un período de tres años» (considerando 24). En España, el registro es la BDNS, según el Ministerio de Hacienda. Pero lo que aportas lo deciden las bases, y más de la mitad de nuestras fichas con minimis aún la piden.

Qué ayudas van en la declaración

Van todas las de minimis, no solo las parecidas a la que pides:

Ayuda	¿Va en la declaración?	Regla
De minimis, de cualquier administración y para cualquier fin	Sí	Artículos 3.2 y 3.4
De minimis de las empresas vinculadas	Sí, junto a las del cliente	Artículo 2.2
Agraria o de pesca, aunque la nueva sea general	Sí, diciendo de qué reglamento es	Artículos 5.2 y 7.4
Concedida y aún sin cobrar	Sí, por su fecha de concesión	Artículo 3.3
Préstamo o aval de minimis	Sí, por su equivalente de subvención bruta	Artículo 3.5
Pedida y sin resolver	Solo si el modelo lo pide	Bases
Del RGEC o notificada a la Comisión	No. Si financia el mismo proyecto, va en la otra lista	Artículo 5.3

El modelo de la misión comercial a Cabo Verde de Pyme Global lo recuerda: cuentan «tanto las ayudas de la empresa solicitante, como las ayudas recibidas por las empresas vinculadas». Si tu cliente controla otra sociedad, o es otra la que lo controla, pide también sus ayudas.

Y el de diversificación pesquera y economía azul del País Vasco lo resume en una línea: ayudas «procedentes de cualesquiera Administraciones Públicas o entidades públicas, cualquiera que sea su finalidad».

Dos listas en el mismo papel

En 17 de esas 28, el mismo documento pide otra lista: las ayudas para el mismo proyecto. No sirven para lo mismo:

• Las de minimis de tres años, para lo que sea. Sirven para comprobar el tope.
• Las del mismo proyecto, de minimis o no. Sirven para que el total no pase del coste de la actividad (artículo 19.3 de la Ley General de Subvenciones) ni de la intensidad máxima (artículo 5.3 del reglamento).

La digitalización básica de microempresas de Castilla y León las junta en una declaración: las subvenciones y préstamos bonificados «para el mismo objeto y finalidad», y cualquier ayuda de minimis de los tres años previos «de su empresa y de las empresas vinculadas».

Así se reparten. Una ayuda del RGEC para el mismo software va solo en la del mismo proyecto. Una de minimis para ir a una feria, solo en la de minimis. Una de minimis para el mismo proyecto, en las dos.

Cómo rellenarla, casilla a casilla

Cada convocatoria trae su modelo, pero todos piden casi lo mismo. Pyme Global usa cuatro columnas: «Organismo», «Convocatoria», «Fecha concesión» e «Importe». El de diversificación pesquera pide fecha de concesión, importe concedido y entidad concedente. La Rioja añade la fecha de solicitud.

Casilla	Qué pones	De dónde lo sacas
Sí o no	Sí, si la empresa o sus vinculadas tienen alguna en el periodo	El certificado de la BDNS de cada una
Organismo	Quien la concedió: ministerio, consejería, diputación, ayuntamiento o cámara	La resolución
Convocatoria	Su nombre y, si lo tienes, el código BDNS	La resolución o la BDNS
Fecha de concesión	La de la resolución, no la del cobro	La resolución
Importe	El bruto concedido; en préstamos y avales, el equivalente de subvención bruta	La resolución o el contrato
Reglamento	General, agrario o de pesca	La resolución

¿No sabes si una ayuda antigua era de minimis? Mira la comunicación de la concesión. Mientras el registro no cubra tres años, la administración tiene que decirle a tu cliente, por escrito o por vía electrónica, el importe y que es de minimis, citando el reglamento (artículo 7.4). Si solo le comunicó el máximo del régimen, esa es la cifra que cuenta.

Qué tres años mirar

El tope se mide hacia atrás desde la concesión de la ayuda nueva, en tres años móviles. Los modelos, en cambio, cuentan cada uno a su manera:

• Pyme Global: «los últimos tres años previos a la presentación de esta solicitud».
• Diversificación pesquera: «cualquier período de tres años».
• Las misiones comerciales y ferias internacionales de La Rioja: «el ejercicio fiscal actual, así como en los dos ejercicios fiscales anteriores».

Los ejercicios fiscales son la fórmula del Reglamento 1407/2013, el general anterior, y el de pesca la mantiene tras su reforma de 2023. Tres de las 28 la usan, y ninguna es de pesca.

La regla práctica: si tu cliente firma el 3 de noviembre de 2026, lista lo concedido desde el 3 de noviembre de 2023, aunque el modelo hable de ejercicios (empezarían el 1 de enero de 2024). Con la fecha de cada concesión, quien revise contará lo que le toque.

Y la ventana se mueve. Entre la solicitud y la concesión pueden pasar meses, y lo que le concedan entretanto también cuenta. Las inversiones tras los incendios de la Sierra Oeste de Madrid piden comprometerse a comunicar «cualquier otra ayuda o subvención solicitada o concedida a partir de la fecha de la solicitud». Los préstamos ICF Lidera, igual, hasta el desembolso.

Cinco comprobaciones antes de firmar

1. Cruza con la BDNS. Pyme Global avisa de que lo declarado «se contrastará y complementará, en su caso, con la registrada en la BDNS». Saca el certificado o, para orientarte, mira el buscador de concesiones de minimis.
2. Repasa las vinculadas. Una por una, con su propio certificado.
3. Concesión, no cobro. Fecha e importe de la resolución, no de la transferencia.
4. Equivalente, no principal. En préstamos y avales, la ayuda que consta en el contrato o en la resolución.
5. Calcula el margen con el máximo. Resta lo declarado del tope y compáralo con el importe máximo de la ayuda nueva. En La Rioja, tu cliente firma que «tiene margen suficiente para la recepción de esta ayuda». En Gauzatu Internacional, si a una gran empresa no le cabe, le rebajan el anticipo hasta el límite.

Si la declaración está mal

Una declaración responsable se firma «bajo su responsabilidad» (artículo 69 de la Ley 39/2015). Si un dato esencial es inexacto, falso u omitido, no se puede seguir ejerciendo el derecho desde que se sabe, sin perjuicio de otras responsabilidades.

En minimis, las consecuencias son concretas. Si la ayuda nueva hace pasar del tope, no puede acogerse al reglamento (artículo 3.7). Si se obtuvo ocultando ayudas, hay que devolverla con intereses de demora (artículo 37.1.a de la Ley General de Subvenciones).

Además, obtener una subvención falseando u ocultando condiciones es infracción muy grave. Se sanciona incluso por simple negligencia, con una multa del doble al triple de lo obtenido indebidamente (artículos 52, 58 y 63 de la misma ley).

Un consejo para la gestoría: lleva por cliente una tabla con estas seis casillas y añade cada resolución cuando llegue. La próxima declaración será copiarla. Y en cada ficha de Ayudas Públicas verás si la ayuda va por minimis, con qué tope y qué documentación pide, declaración incluida.